如何监督企业采购人员?
一、明确监督主体 所谓监督,必须明确由谁(什么机构或组织)来监督的问题。不同主体的监督,其力度和效果是不一样的。一般来讲,可以分为以下四类: (1)内部监督 是指由公司内部的审计部门对采购活动进行的监督; (2)外部监督 包括政府监管和市场调节两方面。政府的监管主要指来自工商、税务、审计等相关部门的日常检查;市场调节指的是供应商或其他利益相关者通过媒体、舆论等方式对采购活动的监督; (3)道德规范监督 主要包括企业对采购人员的品德教育,让企业员工普遍树立起正确的价值观念,培养对不良行为的抵制能力,以及员工通过自我约束进行的外部监督等; (4)法律规制监督 即通过立法形式对涉及采购各方的权利和义务予以规定,从而形成法定化的监督。
二、明确监督重点 对于企业的各项业务而言,其开展往往都遵循一定的步骤和流程的,因此加强监督的重点应该突出“关键环节”和“关键行为”。对于采购业务来说,其环节和过程相对简单明了,需要重点关注以下几个方面: (1)采购计划的编制与审核 企业采购活动是否按照规定的程序和要求进行,其中很重要的方面就在于是否有严格的采购计划管理制度并得到切实的执行。
(2)采购需求的提出与确认 采购需求是启动采购程序和实施采购活动的根本依据,其合理性和准确性直接关系到采购活动能否最终实现。
(3)比价、议价 和询价 在确定供应商的前提下,比价、议价和询价的过程和结果是否公正、合理,是否有利于降低企业采购成本。
(4)合同签订与审核 所采购进物资的品控、量控及交货期限、地点和方式等是否已在合同中做出明确的约定,并由专人在后续过程中严格加以控制。
三、完善规章制度 制度健全与否直接关系到监督是否存在制度和程序上的漏洞。从完善规章制度的角度而言,应当着重解决如下问题: (1)明确相关部门和人员的职责权限 职责权限的不清是导致失控的一个重要原因,因此必须予以明确。
(2)明确各项工作的标准和流程 标准的设定既要考虑企业实际情况,也不能过于宽松。工作流程图应尽量细化和具体化。
(3)明确相应的问责机制和处罚条例 对违规违纪的行为应及时发现并及时惩处,以儆效尤。